Apelido (em inglês, alias) é um segundo endereço que cai na mesma caixa de entrada. Em vez de criar uma conta nova para contato@, vendas@ ou financeiro@ (e pagar uma licença para cada uma), você cria apelidos na conta de quem vai atender. Funciona no Google Workspace, o e-mail profissional do Google.
Passo a passo #
Só quem é administrador consegue fazer isso.
- Entre em admin.google.com com a conta de administrador.
- Vá em Menu > Diretório > Usuários.
- Clique no nome da pessoa que vai receber os e-mails.
- No painel à esquerda, abaixo do nome, clique em Adicionar e-mails alternativos.
- Clique em E-mail alternativo e escreva só a parte antes do @ (por exemplo, contato).
- Se a empresa tem mais de um domínio, escolha o domínio; senão, deixe como está.
- Clique em Salvar.
Para criar vários apelidos, repita o passo 5. O Google informa que a mudança pode levar até 24 horas para valer, mas em geral é bem mais rápida. Cada pessoa pode ter até 30 apelidos sem custo.
Responder como o apelido #
Receber é automático. Para o cliente ver que a resposta veio de contato@ e não do seu e-mail pessoal, abra o Gmail e entre em Configurações > Ver todas as configurações > Contas e importação. Em Enviar e-mail como, o apelido deve aparecer na lista, e ao escrever uma mensagem você escolhe de qual endereço quer enviar. Se não aparecer, clique em Adicionar outro endereço de e-mail.
O que o apelido não faz #
- Não é uma conta separada: não serve para entrar no Drive, na Agenda ou em outros serviços do Google.
- Um apelido pertence a uma pessoa só. Dois usuários não podem ter o mesmo apelido.
- Não pode ter o mesmo nome de uma conta que já existe na empresa.
E quando mais de uma pessoa precisa receber? #
Se o contato@ precisa chegar para duas ou mais pessoas ao mesmo tempo (vendas, por exemplo), o apelido não resolve. Nesse caso o caminho é um grupo do Google ou a delegação da caixa de entrada. Se você ainda não tem o e-mail profissional, comece por como criar um e-mail profissional com o Google.
Quais apelidos vale criar #
- contato@: o que vai no site, no Instagram e no cartão. Quem recebe é quem responde.
- vendas@ ou pedidos@: para o canal comercial e a loja virtual.
- financeiro@: para boletos, notas e fornecedores.
- suporte@ e ajuda@: para o atendimento.
A vantagem de colocar esses endereços no site, em vez do seu e-mail pessoal, é que, quando a pessoa que responde mudar, você só muda o dono do apelido. O endereço público continua o mesmo, e você não perde contato.
Testando #
Mande um e-mail de uma conta de fora (um Gmail pessoal, por exemplo) para o apelido. Deve chegar na caixa de entrada do usuário. Se não chegar depois de um tempo, confira se o apelido foi salvo na página do usuário e se o domínio tem o registro MX correto.
Quando criar uma conta em vez de apelido #
Se a pessoa precisa de agenda própria, de espaço no Drive ou de entrar no Google com aquele endereço, aí é uma conta de verdade, com licença. Se é só um endereço extra para receber e responder e-mails, o apelido resolve e sai de graça. Antes de pagar por mais uma conta, vale perguntar qual dos dois casos é o seu.
Se quiser, a gente monta a estrutura de endereços da sua empresa (contato, vendas, financeiro) do jeito que sai mais barato e organizado. Chame a gente no WhatsApp.