A assinatura é o cartão de visitas que vai em todo e-mail que você manda. Uma assinatura boa diz quem é você, qual a empresa e como falar com você, em quatro linhas. Funciona igual no Gmail pessoal e no e-mail profissional do Google Workspace.
No computador #
- Abra o Gmail (mail.google.com).
- No canto superior direito, clique na engrenagem (Configurações) e depois em Ver todas as configurações.
- Na aba Geral, role até a seção Assinatura e clique em Criar, se ainda não houver nenhuma.
- Dê um nome à assinatura (só você vê) e escreva o texto na caixa. Dá para mudar fonte, cor, negrito e colocar links.
- Role até o final da página e clique em Salvar alterações. Sem isso, nada muda.
Na mesma seção, você escolhe qual assinatura entra nos e-mails novos e qual entra nas respostas e encaminhamentos. Muita gente deixa a completa nos novos e uma mais curta nas respostas.
Com imagem ou logo #
Na barra de formatação da caixa de assinatura há o ícone de Inserir imagem. Você pode enviar o arquivo do seu computador ou usar o endereço de uma imagem que já esteja na internet (por exemplo, o logo no seu site). A imagem também conta no limite de 10.000 caracteres da assinatura; se aparecer erro, reduza o tamanho dela.
Dicas para não estragar o e-mail: use um logo pequeno e leve, em JPG ou PNG, com no máximo uns 200 pixels de largura. Imagem grande demais deixa o e-mail pesado e vai parar no spam. Não use foto no lugar do texto: se o cliente bloquear imagens, a assinatura some.
O que colocar #
- Nome e cargo
- Nome da empresa
- Telefone ou WhatsApp
- Endereço do site
- Se quiser, um link para o Instagram ou para o catálogo
Evite frases de efeito, avisos legais gigantes e mais de duas cores.
Várias assinaturas #
Dá para criar mais de uma (por exemplo, uma em português e outra em inglês, ou uma para cada cargo). Na janela de escrever e-mail, o ícone de caneta, no rodapé, troca a assinatura na hora. Se você usa mais de um endereço no mesmo Gmail, o menu logo acima da caixa de texto permite associar uma assinatura diferente a cada endereço.
No celular #
A assinatura do computador não vale automaticamente para o app. No app Gmail, abra as configurações da conta e procure a opção de assinatura para o celular; ali ela é só texto simples, sem imagem. Se o nome dessa opção estiver diferente na sua versão do app, procure por “assinatura” nas configurações da conta.
Para a equipe toda #
Quando a empresa tem várias pessoas, o ideal é todas terem o mesmo padrão. O Google Workspace permite que o administrador oriente isso, mas na prática o mais simples é mandar um modelo pronto para todo mundo copiar. Ao criar as contas, veja como criar o e-mail profissional.
Exemplo simples #
Uma assinatura que funciona costuma ser assim:
Marina Souza
Diretora comercial · Ateliê Marina
(11) 90000-0000 · www.ateliemarina.com.br
Quatro linhas, uma cor, o logo opcional. Sem frase motivacional, sem aviso de “este e-mail é confidencial” de dez linhas. Se quiser algo a mais, um link para o catálogo ou para o Instagram resolve.
Não apareceu? #
Duas causas comuns: você esqueceu de clicar em Salvar alterações no final da página, ou a assinatura não está marcada como padrão para e-mails novos. Confira na lista “Padrões de assinatura” logo abaixo da caixa de texto.
Quer o modelo de assinatura com o seu logo, no padrão da marca, para toda a equipe? Chame a gente no WhatsApp.