E-mail com o nome da sua empresa (voce@suaempresa.com.br) passa confiança, não cai tão fácil no spam e fica sob o seu controle, não de um endereço pessoal. O jeito mais usado é o Google Workspace: você usa o Gmail que já conhece, só que com o seu domínio. Não é gratuito; é um serviço pago por pessoa, e o valor você vê na página do Google na hora de contratar.
O que você precisa ter antes #
- Um domínio registrado no seu nome ou da sua empresa (veja como registrar um domínio).
- Acesso ao lugar onde o DNS do domínio é gerenciado.
- Atenção: se o domínio já tem e-mail funcionando (na hospedagem do site, por exemplo), não troque nada ainda. Os e-mails antigos precisam ser copiados antes, senão você perde o histórico. Quando é o caso, é melhor pedir ajuda.
Passo 1: contratar #
Entre em workspace.google.com e comece a contratação: informe o nome da empresa, o número de pessoas, o seu domínio e crie o primeiro usuário (o seu e-mail novo) e a senha. Guarde o e-mail e a senha em lugar seguro.
Passo 2: verificar o domínio #
O Google precisa confirmar que o domínio é seu. Ele mostra um código para criar um registro TXT no DNS do domínio (nome @, valor igual ao código). Depois de criar, volte e clique para verificar. Mesmo caminho do Search Console.
Passo 3: apontar o e-mail para o Google (registro MX) #
Para as mensagens chegarem ao Gmail, crie no DNS um registro do tipo MX:
- Nome: em branco ou @
- Valor (servidor): smtp.google.com
- Prioridade: 1
Remova os outros registros MX do domínio. Registros antigos ou errados atrapalham a entrega. O Google informa que a mudança pode levar até 72 horas para valer em toda a internet, mas em geral é bem mais rápido. Contas antigas do Workspace têm valores começando com “aspmx”; se o seu e-mail já funciona assim, não precisa mexer.
Passo 4: criar as outras contas #
Em admin.google.com, vá em Menu > Diretório > Usuários e clique em Adicionar novo usuário. Preencha nome e sobrenome, confirme o e-mail e, se quiser, informe um e-mail secundário da pessoa para onde mandar os dados de acesso. O novo usuário costuma ficar pronto em minutos (pode levar até 24 horas). Cada usuário usa uma licença paga: tire quem não usa mais.
Passo 5: entrar e usar #
Cada pessoa acessa mail.google.com com o e-mail novo. No celular, instale o app Gmail e adicione a conta (menu da foto de perfil > Adicionar outra conta > Google). Depois, ajuste a assinatura do e-mail.
Deixe os e-mails fora do spam #
Na área de administração, em Apps > Google Workspace > Gmail, há a opção de autenticar o e-mail do domínio (DKIM). Junto com SPF e DMARC no DNS, é isso que diz ao Gmail e ao Outlook que os e-mails que saem do seu domínio são mesmo seus. Para quem manda orçamento, boleto ou newsletter, essa configuração faz diferença na caixa de entrada do cliente.
Como saber se funcionou #
Envie um e-mail do seu Gmail pessoal para o endereço novo e outro do endereço novo para o pessoal. Se os dois chegarem, está pronto. Se o novo não receber, o motivo quase sempre é o registro MX (ainda propagando, ou com um registro antigo sobrando). Faça o teste também com uma pessoa de fora, de outro provedor, como Outlook.
E os e-mails antigos? #
Se você já tinha e-mail no domínio, as mensagens antigas ficam no servidor antigo. O Google Workspace tem ferramenta para migrar o conteúdo (e-mails, contatos e agenda) para a conta nova. Faça essa migração antes de trocar o MX, ou peça que a gente faça: é o ponto mais comum de perda de e-mails.
A gCampaner é parceira do Google e configura o e-mail do seu domínio sem você perder nenhuma mensagem antiga. Chame a gente no WhatsApp.